Vállalatirányítási információs rendszerek

A vállalatirányítási (corporate governance) információs rendszer – a szakirodalomban egyre inkább ERP-ként emlegetett információs rendszer – a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat–környezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, valamint a funkciók ellátását lehetővé tevő hardver- és szoftvereszközök összessége.

Szigorúan véve az ERP elnevezés egy szűkebb kategóriára vonatkozik: a vállalati erőforrás-tervező (Enterprise Resource Planning) rövidítése. A gyakorlatban azonban az egész rendszer elnevezésére is meghonosodott az ERP rövidítés.

Az információs rendszer fő összetevői:

1. az ember mint döntéselőkészítő és döntéshozó;
2. a külső és belső infromáció;
3. a külső és belső hardver és szoftver elemek, szervezeti megoldások (azaz az orgver).

Ezen rendszerek intelligenciája folyamatosan fejlődik, de természetesen a vállalatok rendelkeznek olyan „személyiségjegyekkel” munkafolyamataikban, amely nélkülözhetetlenné tehetik, hogy a vállalatok kifejezetten egyedi vállalatirányítási rendszert fejlesztessenek saját igényeik szerint.

Érintett vállalati területek

A vállalatirányítási információs rendszerekbe mindazon folyamatok integrálhatóak, melyek egy vállalat üzletmenetében előfordulhatnak, ide értve a vállalkozás irányításának, a termékek előállításának, illetve azok értékesítésének feladatait is. Napjainkra az ERP rendszerek részei a következő vállalati területek munkafolyamatai:

• beszerzés és logisztika
• számlázás és pénzügy
• szállítás
• vállalatirányítás
• gyártás és termelés

ERP rendszerek komponensei

Az ERP rendszerek, mint a legtöbb összetett irányítási rendszer, komponensekből, modulokból állnak. Az egyes modulok száma ERP rendszerenként eltérhet, de a típusaik három alaposztályba tartoznak.

Operatív folyamatok moduljai

Ide tartoznak a rendszer azon összetevői, melyek online módon követik és kezelik a tranzakciókat, tervezik és kiszámítják az erőforrás szükségleteket.

Az operatív munkához elengedhetetlen a vállalat megfelelő likviditása, a készpénzmennyiség megfelelő szinten tartása, ezt is az operatív folyamatok moduljai kezelik.

Elektronikus üzletvitel moduljai

Ezek a modulok online felügyelik a vállalat és a vevők közötti kapcsolattartást, kielégítik a vevők megrendeléseit, illetve a más cégek irányába történő kapcsolattartást és megrendeléseket is kezelik.

Az elektronikus üzletvitel moduljai a felelősek azért is, hogy a különféle hatóságok által előírt adatszolgáltatási- és más kötelezettségek időben teljesítésre kerüljenek.

Vállalkozásirányítást támogató modulok

A cég életének, munkájának irányítását támogató ERP modulok tartoznak ebbe a típusba, melyek felelősek a vállalkozás munkájának hatékonyabbá tételéért, a vevőközpontúság minél nagyobb fokú eléréséért.

A SEM (Strategic Enterprise Management, Stratégiai Vállalatirányítási Funkciók) modulok közvetlenül a vállalat felsővezetőinek munkáját támogatják.

Erőforrások kezelése

Mivel az ERP rendszerek egyik fő előnye a vállalat életének hatékonyabbá tétele, az erőforrások megfelelő elosztása és felhasználása, így az ezekért felelős modulok kiemelt szerepet kapnak a szoftvercsomagban.

A modern ERP rendszerek részei a vevőkkel, beszerzéssel, árukészlettel, pénzügyekkel és a dolgozókkal foglalkozó modulok. A különböző elemeket maga az ERP rendszer fogja össze, teremti meg közöttük a kapcsolatot és az együttműködést.

Vevők

• a rendszer tárolja a megrendeléseket, az erőforrások meglétének vizsgálatát és a teljesítéseket, lépésenként
• a vevők törzsadatai, korábbi rendelései és azok teljesítése, a számlák kiegyenlítése szintén tárolva van, így az ajánlattétel könnyebb, a teljesítés jobban tervezhető
• a szűrők és rendezési opciók segítségével az adatokból jelentések, kimutatások generálhatóak
• a rendszeres vevőkkel történő folyamatok automatizálhatóak

Beszerzés

• a rendszer tárolja a beszerzésre vonatkozó javaslatokat, azok elbírálását és kielégítését
• a szállítók adatai tárolásra kerülnek, a hozzájuk kapcsolódó szállítási és más előzményekkel
• a beszerzési modulok kezelni tudják a külföldről kielégített megrendeléseket és azok költségeit
• a beszerzéshez köthető szerződések iktathatóak, azokból a pénzügyekért felelős modulokkal számla is készíthető
• ezek a modulok is képesek a szűrésre és a jelentéskészítésre

Árukészlet

• az árukészletért felelős modulok kezelik a beérkezet áruk bevételezését, a rendelések és a szállítólevelek egyeztetését, az áruk minőségének ellenőrzését és a raktárkészlet mennyiségét,
• a bevételezett áruk paraméterezése is megtörténhet, pl. súly, méretek, beszerzési ár, stb. alapján, de a tárolás speciális követelményeit, a tárolási csoportok kialakítását is be lehet állítani,
• az árukészletért és raktározásért felelős modulok kezelik az áruk raktáron belüli, illetve több raktár közötti árumozgást.

Pénzügyek

• a pénzügyek moduljai kezelik a vállalat pénzmozgását, nyilvántartásokat tartanak fenn és jelentéseket készítenek
• a megrendelésekért felelős modulokkal együttműködve elkészítik a számlákat
• képesek kezelni a devizák árfolyamának ingadozását, az ezekből eredő árfolyamveszteséget, vagy nyereséget
• a rendszeres pénzügyi folyamatokhoz minta feladatok, könyvelési sablonok, stb. kapcsolhatóak

Dolgozók

• az emberi erőforrás, vagy humán erőforrás modulok kezelik a vállalat dolgozóit, a bérezést, a ledolgozott munkaidő nyomon követését, a táppénz, szabadság, stb. nyilvántartását